Bettina Bernhard
Warum Excel nicht auf die Schiene passt
Beitrag vom 22. März 2024
Die Instandhaltung von Schienenfahrzeugen steht vor einer Phase des Wandels, angetrieben von der Integration fortschrittlicher Technologien und neuartiger Ansätze, die darauf abzielen, die Effizienz, Zuverlässigkeit und Sicherheit der Wartungsprozesse signifikant zu steigern. Trotz dieser vielversprechenden Perspektive sind viele Unternehmen nach wie vor auf Programme wie Access-Datenbanken und Excelsheets angewiesen, die den heutigen Anforderungen an eine moderne Instandhaltung aber nicht gerecht werden. Während sie für einige allgemeine Verwaltungsaufgaben nützlich sein können, stoßen sie bei den komplexen Anforderungen der Schienenfahrzeuginstandhaltung oft an ihre Grenzen.
Es gibt viele Gründe, warum Excel oder auch andere traditionelle Programme nicht für die Instandhaltung von Schienenfahrzeugen und linearen Bahnanlagen geeignet sind. Oft denken Unternehmen bei der Auswahl eines geeigneten Tools für die Instandhaltung primär an die Investitionskosten. Doch es gibt andere, weit wichtigere Aspekte, die bei der Entscheidung berücksichtigt werden sollten.
Die Instandhaltung einer Schienenfahrzeugflotte erfordert die Verwaltung einer Vielzahl komplexer Daten, einschließlich technischer Spezifikationen, Wartungshistorien, Inspektionsberichten und vielem mehr. In Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel ist es nicht möglich, diese Daten in strukturierter und effizienter Weise zu verarbeiten und zu verwalten. Die Folge sind unübersichtliche Tabellen und ein enormer manueller Aufwand bei der Datenpflege.
Excel-Tabellen und Access-Datenbanken haben nur begrenzte Kapazitäten für die Datenverarbeitung. Große Mengen an Daten, darunter Informationen zu Fahrzeugen, Wartungshistorien, Ersatzteilen, Inspektionen, Mitarbeitern und vielem mehr, die in der Instandhaltung von Schienenfahrzeugen erforderlich sind, können bei diesen Tools zu Leistungsproblemen führen und sie langsamer und ineffizienter werden lassen – was wiederum auch die Arbeitsleistung bzw. -prozesse behindert.
Ein weiteres Problem bei der Verwendung von Access und Excel in der Schienenfahrzeuginstandhaltung ist die Schwierigkeit bei der Verwaltung von Beziehungen zwischen verschiedenen Daten. In der Instandhaltung ist es entscheidend, die Zusammenhänge zwischen Fahrzeugen, Komponenten, Ersatzteilen, Wartungshistorien, Mitarbeitern und anderen Faktoren zu verstehen, zu verwalten und zu dokumentieren. Traditionelle Datenmanagementsysteme bieten möglicherweise nicht die erforderlichen Funktionen, um diese Beziehungen effizient darzustellen und zu verwalten, was zu Inkonsistenzen und Datenfehlern führen kann.
Der Nachteil von Excel in Bezug auf die Zusammenarbeit und die Optimierung von Arbeitsabläufen in der Schienenfahrzeugwartung liegt vor allem darin, dass es keine Echtzeit-Kollaborationsfunktion bietet. Dies bedeutet, dass mehrere Personen nicht gleichzeitig in einem Excel-Dokument arbeiten können, ohne dass es zu Konflikten oder Datenverlusten kommt. Wenn mehrere Teammitglieder gleichzeitig auf wichtige Wartungsdaten zugreifen müssen, kann dies zu Verzögerungen führen und die Effizienz der Instandhaltungsprozesse beeinträchtigen.
Informationssicherheit und Datensicherung sind ebenfalls wichtige Aspekte, die bei der Verwaltung von Instandhaltungsdaten berücksichtigt werden müssen. Instandhaltungsmanagementlösungen sollten auch „State-of-the-art“ Sicherheitsstandards erfüllen, die es ermöglichen, den Zugriff auf sensible Daten zu kontrollieren und zu überwachen. Fachspezifische Softwarelösungen ermöglichen zudem regelmäßige Datensicherungen, um Datenverluste zu vermeiden. Im Gegensatz dazu verfügen Access und Excel nicht über dieselben Sicherheits- und Datensicherungsfunktionen, was ein potenzielles Risiko für die Integrität der Instandhaltungsdaten darstellen kann.
Instandhaltungsmanagementlösungen werden zunehmend mit automatisierten Funktionen ausgestattet, die die Planung und Durchführung von Wartungsarbeiten vereinfachen und beschleunigen. Dies umfasst beispielsweise die automatische Generierung von Arbeitsaufträgen auf Basis von vorausschauenden Analysen, die automatische Terminplanung und Zuweisung von Ressourcen sowie die automatische Dokumentation von Wartungsaktivitäten. Durch diese Automatisierung können Unternehmen Zeit und Ressourcen einsparen und gleichzeitig die Genauigkeit und Effizienz der Wartungsprozesse verbessern.
Spezifische Instandhaltungsmanagementlösungen lassen sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme integrieren, z. B. durch Schnittstellen zu kaufmännischen Enterprise Resource Planning (ERP) oder Customer Relationship Management (CRM) Systemen. Diese Integration ermöglicht einen reibungslosen Datenfluss zwischen verschiedenen Abteilungen und Prozessen, was die Effizienz verbessert. Im Gegensatz dazu können Excel oder Access diese nahtlose Integration nicht bieten, was zu isolierten Datensilos, einem hohen manuellen Verwaltungsaufwand und ineffizienten Prozessen führen kann.
Moderne Instandhaltungslösungen, die gezielt für die Instandhaltung in der Bahnindustrie entwickelt wurden, meistern mühelos alle zuvor genannten Herausforderungen. Zusätzlich bieten diese Lösungen zusätzliche Funktionalitäten, von denen Unternehmen profitieren können. Dazu gehört nicht nur die Einhaltung bahnspezifischer Standards und Normen, sondern auch andere Aspekte, die die Nutzung dieser Tools noch attraktiver machen.
Instandhaltungsmanagementsysteme bieten zunehmend mobile Anwendungen und Tools, die es Wartungstechnikern ermöglichen, Wartungsarbeiten vor Ort durchzuführen und Daten direkt in das System einzugeben. Mobile Anwendungen bieten Funktionen wie vorangefertigte Checklisten oder Zugriff auf Instandhaltungsvorgaben, um die Effizienz und Genauigkeit der Wartungsarbeiten zu verbessern. Dies ermöglicht es Wartungstechnikern, flexibler zu arbeiten, Fehler zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.
Instandhaltungslösungen werden zunehmend mit IoT- und Predictive Maintenance-Funktionen erweitert, um eine umfassende Erfassung, Analyse und Nutzung von Wartungsdaten zu ermöglichen. Dank der Integration von Sensoren in Schienenfahrzeugen können diese Lösungen Echtzeitdaten über den Zustand der Fahrzeuge erfassen und analysieren, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor sie zu kostspieligen Ausfällen führen. Diese proaktive Herangehensweise kann nicht nur die Betriebszeit der Fahrzeuge erhöhen, sondern auch die Instandhaltungskosten senken.
Standardsoftware für das Instandhaltungsmanagement wird kontinuierlich weiterentwickelt und an die sich verändernden Anforderungen und Technologien angepasst. Durch regelmäßige Updates und Upgrades können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Instandhaltungslösung stets auf dem neuesten Stand ist und die bestmögliche Unterstützung für ihre Wartungsaktivitäten bietet. Dies ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf neue Herausforderungen und Chancen zu reagieren und ihre Wartungsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
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Im Schienenverkehr ist das Thema Sicherheit äußerst umfassend und komplex – das liegt vor allem daran, dass der Schutz von Leib und Leben, von Fahrgästen, Anrainern und am Bahnbetrieb beteiligten Personen, sowie der Ressourcen wie Fahrzeugen und Infrastrukturen, an erster Stelle steht.
Mehr Legt man sein Augenmerkt in Richtung bahnspezifischer Prozesse, lautet die umstrittene Frage oftmals, welches System von Verkehrsbetrieben für die Digitalisierung dieser Prozesse genutzt werden soll.
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